株式会社Cocowa（以下「当社」）は、OHANA AI サービス利用契約書第7条に基づき、貴事業所が本サービスに入力される個人情報の取扱いについて、次のとおりご説明します。 本書は、貴事業所が個人情報の安全管理措置として外国での取扱いを把握し、保護者等へ説明・公表される際の資料としてご利用いただけます。
貴事業所が本サービスに入力した情報（児童等の氏名、支援計画、活動記録等）は、Amazon Web Services の日本国内（東京リージョン）のサーバーに保管されます。データベースに保存される情報は、保存時に暗号化されています。
支援計画の下書き作成、アセスメント、報告書作成、音声入力等のAI機能をご利用の際、次の情報が当社のサーバーを経由して外部AI事業者へ送信されます。
| 事業者 | 所在国 | 用途 |
|---|---|---|
| OpenAI OpCo, LLC およびその関連会社 | 米国 | 文章生成、要約、画像からの文字読取、音声認識 |
| Anthropic, PBC およびその関連会社 | 米国 | 対話型アセスメントおよびその集約、単一ラウンドアセスメント（保育所等訪問支援）の提案生成 |
米国には、個人情報の保護に関する包括的な連邦法はなく、分野別の連邦法および州法により規律されています。詳細は、個人情報保護委員会が公表する「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」の米国の項をご参照ください。
当社は、上記の事業者が提供する事業者向けAPIを、各社のデータ処理条件のもとで利用しています。各社は、事業者向けAPI経由で送信された情報を、当社への役務提供の目的以外に利用しないこと、および自社のAIモデルの学習に利用しないことを、利用規約またはデータ処理条件において定めています。送信された情報は、不正利用の監視等の目的で各社において一定期間（既定では最長30日間）保持された後に削除されます。ただし、法令上の保持義務がある場合、および各社の利用ポリシーへの違反が検知された場合は、これを超えて保持されることがあります（Anthropicは、違反が検知された場合の入出力を最長2年間、判定のスコアを最長7年間保持するとしています）。当社は、本書の版の時点で、各社との間で保持期間をゼロとする追加契約を締結していません。
本サービスは、障害発生時の通知および追加契約のお申込みの通知のため、通知先として Telegram（Telegram Messenger Inc.）を利用しています。当該通知には、事業所名が含まれることがあります。職員の氏名、メールアドレス、接続元IPアドレスは、送信前に利用者IDまたは伏字に置き換えており、同社へ送信していません。同社の情報の保存国は公表されていません。詳細は当社プライバシーポリシーに記載しています。
米国の事業者へ個人データを移転するにあたり、当社が個人情報保護法第28条に基づく対応を行います。当社は、上記5項の事業者との間で、個人情報取扱事業者が講ずべき措置に相当する措置が継続的に講じられる体制を確保したうえで移転しています（同条第1項、同法施行規則第16条第1号）。具体的には次のとおりです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 体制の整備の方法 | 各社との間のデータ処理に関する契約条件により、当社の指示の範囲でのみ処理すること、モデルの学習に利用しないこと、安全管理措置、再委託先の監督、契約終了時のデータの返却または削除等を定めています。 |
| 移転先の国の名称 | アメリカ合衆国（上記3項・4項） |
| 確認の頻度および方法 | 年1回以上、上記契約の履行状況を各社への照会または各社が公表する情報の確認により確認し、あわせて相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある米国の制度の有無および内容を、個人情報保護委員会が公表する調査資料等により確認します。 |
| 支障の有無 | 本書の版の時点において、相当措置の実施に支障は生じていません。 |
| 支障が生じた場合の措置 | 是正を求めるとともに必要かつ適切な措置を講じ、相当措置の継続的な実施の確保が困難となったときは、当該事業者への提供を停止します。 |
本人（児童等の保護者等）から求めがあった場合、当社は、上記の情報を遅滞なく提供します（お問い合わせ先は本書末尾）。貴事業所を経由してご連絡いただいても構いません。
したがって、本サービスの利用にあたって、貴事業所が保護者等から「米国への移転」について個別に同意を取得していただく必要はありません。貴事業所には、次の3点をお願いします。
なお、貴事業所の判断で保護者等から個別に同意を取得されることを妨げるものではありません。自治体の指導や既存の同意書の様式上、同意を取得される場合の文例も9項に示します。
(A) 公表事項・重要事項説明書への記載（標準）
(B) 保護者等から個別に同意を取得される場合（任意）